Einen Auftrag manuell anlegen
Normalerweise entsteht ein Auftrag von selbst: Der Kunde nimmt ein Angebot an, und der Auftrag steht da. Manchmal gibt es aber kein Angebot — ein Stammkunde ruft an und bucht. Dann legst Du den Auftrag selbst an: erst den Auftrag, dann die Fahrten darin.
Öffne „Planung“ → „Aufträge“. In der Liste stehen alle Aufträge, unabhängig davon, ob sie aus einem Angebot entstanden sind oder von Hand angelegt wurden. Über „Auftrag erstellen“ legst Du einen neuen an.
Mehr als ein Titel und der Kunde wird nicht verlangt. Der Titel ist das, woran Du den Auftrag in der Liste wiedererkennst — „Betriebsausflug Hafencity“ sagt Dir mehr als eine Auftragsnummer. Die Fahrten kommen im nächsten Schritt.
Der Auftrag existiert jetzt — mit Nummer, Kunde und Vorgang — aber ohne Fahrt. Das ist kein Fehler, sondern der halbe Weg: Ein Auftrag ist die Klammer, die Fahrten kommen hinein. „Tour hinzufügen“ legt die erste an.
Eine Tour braucht Abfahrtsort, Ziel, die Personenzahl und die Abfahrt. Der Fahrzeugtyp gehört zur Tour, nicht zum Auftrag — ein Auftrag darf für die Hinfahrt einen Reisebus und für den Shuttle danach einen Kleinbus vorsehen.
Aus den beiden Orten und der Uhrzeit rechnet die App Route, Fahrzeit und Ankunft — einen Moment lang steht dort „Route wird neu berechnet“, danach steht der Fahrplan. Ab hier arbeitest Du mit denselben Werkzeugen wie bei jedem anderen Auftrag: Zwischenstopps setzen, Zeiten verschieben, weitere Abschnitte anhängen, Anfahrt aus dem Depot ergänzen — und schließlich Fahrzeug und Fahrer zuweisen.
Warum der Auftrag zuerst leer ist
Das Anlegen fragt bewusst fast nichts ab. Früher verlangte es eine vollständige Fahrt, bevor überhaupt ein Auftrag entstehen durfte — mit dem Ergebnis, dass es ein zweiter, schlechterer Tour-Editor neben dem am Auftrag war.
Jetzt gibt es nur noch einen Weg, Fahrten zu bearbeiten: den am Auftrag. Der kann alles, was das Anlegen nie konnte — Abschnitte davor und danach einfügen, Touren verketten, duplizieren, wiederholen, Depotfahrten ergänzen, Zeiten neu rechnen. Was Du beim Anlegen scheinbar sparst, machst Du also nicht doppelt, sondern an der richtigen Stelle.
Der übliche Weg führt über ein Angebot
Ein von Hand angelegter Auftrag hat keine Anfrage und kein Angebot hinter sich — die Kette „Anfrage → Angebot → Auftrag“ im Vorgang bleibt an diesen Stellen leer, und es gibt keine kalkulierten Preise, weil nie kalkuliert wurde.
Für einen Stammkunden mit vereinbartem Preis ist das genau richtig. Willst Du dagegen rechnen lassen, ein Angebot verschicken und die Zusage dokumentieren, beginne mit einer Anfrage — das beschreibt das Kapitel „Vertrieb“.
Titel und Kunde später ändern
Beides lässt sich am Auftrag jederzeit korrigieren: den Titel über das Stiftsymbol neben der Überschrift, den Kunden im Vorgang darunter.
Der Kunde ist beim Anlegen nicht zwingend. Ein Auftrag ohne Kunden ist aber schwer zuzuordnen und lässt sich nicht abrechnen — wenn Du ihn weglässt, dann höchstens, weil Du ihn im Moment noch nicht kennst.
Mehrere Fahrten in einem Auftrag
Ein Auftrag fasst zusammen, was zusammengehört und gemeinsam abgerechnet wird. Eine Hin- und eine Rückfahrt sind zwei Touren in einem Auftrag, nicht zwei Aufträge.
Weitere Touren legst Du über dasselbe „+“ an den Reitern an. Sind zwei Touren so verbunden, dass derselbe Bus dazwischen vor Ort bleibt, verkettest Du sie — dann plant die Disposition sie als einen zusammenhängenden Einsatz statt als zwei unabhängige.