Abrechnung
Vom gefahrenen Auftrag zum Geldeingang: wie eine Rechnung entsteht, was beim Finalisieren passiert, wie Zahlungen den Rechnungen zugeordnet werden, wie Du nachfasst — und was zu tun ist, wenn etwas falsch war: berichtigen, korrigieren oder stornieren.
Diese Seite gibt den Überblick über die vier Etappen. Jede Anleitung darunter zeigt einen Schritt davon im Detail.
| Etappe | Wo | Worum es geht |
|---|---|---|
| 1. Abrechnen | Abrechnung → Aufträge | Aus der gefahrenen Fahrt wird eine Rechnung |
| 2. Geld zuordnen | Abrechnung → Zahlungseingang | Der Kontoauszug trifft auf die offenen Rechnungen |
| 3. Nachfassen | Abrechnung → Offene Posten | Was offen ist, und wie weit Du schon erinnert hast |
| 4. Übergeben | Abrechnung → Export | Der Monat geht an die Kanzlei |
1. Abrechnen
Die Tafel „Aufträge“ sammelt jede gefahrene Fahrt, für die noch keine Rechnung existiert — mit Alter, Summe und einem Hinweis, wenn etwas ungewöhnlich lange liegt. Aus dem Auftrag baut die App die Rechnung: Position, Preis, Leistungszeitraum, Haltestellenliste, Empfängeradresse, Zahlungsziel.
Du entscheidest, wann abgerechnet wird und ob mehrere Aufträge desselben Kunden auf eine Rechnung kommen. Soll nur ein Teil abgerechnet werden, passt Du die Position auf den gefahrenen Teil an — der Auftrag bleibt auf der Tafel stehen, bis der Rest abgerechnet ist. Und wenn für denselben Auftrag schon eine Rechnung draußen ist, sagt die App es, bevor Du eine zweite anlegst.
Beim Finalisieren prüft die App die E-Rechnung, vergibt die Rechnungsnummer und schreibt das PDF fest: ein späterer Wechsel des Briefbogens ändert das verschickte Dokument nicht mehr. Ab da ist die Rechnung ein Dokument und kein Entwurf. Verschicken kannst Du sie per E-Mail aus der App oder als PDF.
Im Detail: „Rechnung erstellen“ und „Anzahlung und Schlussrechnung“ — und einmal vorab „Rechnungseinstellungen“.
2. Geld zuordnen
Die App liest den Kontoauszug Deiner Bank — camt.053, MT940, CSV oder OFX — und zeigt vor dem Übernehmen, was neu ist und was sie schon kennt. Denselben Auszug zweimal einzulesen bucht nichts doppelt.
Zu jedem Eingang schlägt sie die passende Rechnung vor und schreibt dazu, warum: die zitierte Rechnungsnummer, die Auftragsnummer, ein bekannter Zahler oder der exakt passende Betrag. Von allein bucht sie nur, wenn der Kunde eine Rechnungs- oder Auftragsnummer angegeben hat. Alles andere wartet auf Deine Bestätigung — zwei Tagesfahrten derselben Schule kosten dasselbe, und ein gleicher Betrag ist ein Zufall, bis ein Mensch ihn bestätigt.
Du bestätigst oder änderst jeden Vorschlag, teilst eine Sammelüberweisung auf mehrere Rechnungen auf, buchst bei einer Unterzahlung Skonto oder eine Ausbuchung und legst Umsätze ohne Rechnungsbezug mit einem Grund ab. Der Stand jeder Rechnung rechnet sich daraus: teilweise bezahlt, bezahlt, überzahlt.
Im Detail: „Zahlungseingang importieren“ und „Zahlungseingang zuordnen“ — und „Zahlung buchen“, wenn Du eine Zahlung direkt auf der Rechnung erfasst.
3. Nachfassen
„Offene Posten“ zeigt jede offene Rechnung nach Alter — und in der Mahntreppe nach Stufe: noch nicht angemahnt, Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite. Eine teilweise bezahlte Rechnung bleibt mit ihrem Restbetrag stehen; sie verschwindet nicht, weil etwas angekommen ist.
Mahngebühr und Verzugszinsen kommen aus Deinen Einstellungen und werden vorgeschlagen, nie von allein aufgeschlagen. Die App schreibt das Mahnschreiben als PDF und merkt sich Stufe und Datum.
Wen Du mahnst und wann, entscheidest Du. Es läuft nichts automatisch los — bei einem Verein, der jeden Juli spät zahlt, ist das eine Frage der Beziehung und keine Rechenaufgabe.
Im Detail: „Offene Posten“ und „Mahnwesen“.
4. Übergeben
Für einen Zeitraum stellt die App den Buchungsstapel zusammen — als CSV oder im DATEV-Format, mit Erlöskonten und Debitorennummern. Fehlt einer Rechnung die Nummer oder einem Kunden die Debitorennummer, verweigert sie den Export und sagt, was fehlt: lieber ein klarer Hinweis als ein Stapel, den die Kanzlei zurückgibt.
Du entscheidest, welcher Zeitraum wann übergeben wird — und ob eine Rechnung vorher noch korrigiert werden soll. Danach liegt sie in fremden Büchern. Die Vorarbeit sind Kontenrahmen, Erlöskonten und Debitorennummern; die Werte kommen von der Kanzlei.
Im Detail: „Steuerberater-Export“.
Was die App nie von allein tut
Keine Rechnung entsteht ohne Deinen Klick.
Keine Rechnung verlässt das Haus ohne Deinen Klick.
Keine Mahnung geht automatisch raus — es gibt keinen Zeitplan und keine Eskalation von selbst.
Keine Zahlung wird gebucht, wenn nicht klar ist, wohin sie gehört.
Das ist Absicht: Du sollst nie etwas erklären müssen, was Du nicht entschieden hast.
Drei Wege aus einer falschen Rechnung
Eine ausgestellte Rechnung wird nie gelöscht — es gibt immer ein Dokument, das die Änderung erklärt. Welches, hängt davon ab, was schon passiert ist.
| Weg | Wann | Was passiert |
|---|---|---|
| Berichtigung | Es ist noch nichts gezahlt und der Monat noch nicht an die Kanzlei übergeben | Dieselbe Rechnung, dieselbe Nummer, neue Fassung. Die alte Fassung bleibt lesbar, die Änderung wird mit Grund festgehalten. |
| Rechnungskorrektur | Ein Teil der Rechnung ist falsch | Ein eigenes Dokument mit eigener Nummer nimmt nur die falschen Positionen zurück. Der Rest der Rechnung bleibt fällig. |
| Stornorechnung | Die Rechnung hätte es nie geben dürfen | Nimmt die Rechnung vollständig zurück. War sie schon bezahlt, zeigt sie danach den Betrag, der zurückzuzahlen ist. |
Was mache ich, wenn …
Die Fälle, die im Büro tatsächlich vorkommen.
| Wenn … | So gehst Du vor |
|---|---|
| … der Kunde nur einen Teil gezahlt hat | Zahlung in der gezahlten Höhe buchen. Die Rechnung steht auf „teilweise bezahlt“ und bleibt in den offenen Posten. Fehlt nur ein kleiner Betrag, buchst Du ihn als Skonto (wenn vereinbart) oder als Ausbuchung. |
| … der Kunde zu viel gezahlt hat | Den ganzen Eingang auf die Rechnung buchen. Sie steht dann auf „überzahlt“ und zeigt den Betrag, der dem Kunden zusteht — zurückzahlen oder auf die nächste Rechnung anrechnen. |
| … eine Zahlung zu keiner Rechnung passt | Liegen lassen und später „Neu prüfen“. Oft fehlt nur die Rechnung, etwa bei einer Anzahlung, die vor dem Dokument eintrifft. Gehört das Geld gar nicht zu einer Rechnung, legst Du den Umsatz mit einem Grund ab. |
| … eine Zahlung falsch zugeordnet wurde | Zuordnung aufheben. Die Buchungen verschwinden, die Rechnung ist wieder offen — und die Zeile aus dem Auszug bleibt unverändert, denn sie ist, was die Bank gemeldet hat. |
| … erst ein Teil der Fahrten gefahren ist | Rechnung anlegen und die Position auf den gefahrenen Teil anpassen. Der Auftrag bleibt auf der Tafel, bis der Rest abgerechnet ist. Beim nächsten Mal steht wieder der volle Auftragswert in der Rechnung — Betrag und Text also prüfen. |
| … für den Auftrag schon eine Rechnung existiert | Die App sagt es beim Anlegen und noch einmal beim Finalisieren, mit Nummer und bereits abgerechnetem Betrag. Zwei Rechnungen für einen Auftrag sind erlaubt — Du bestätigst nur, dass Du es so willst. |
| … der Kunde vor der Fahrt zahlen soll | Anzahlungsrechnung stellen, nach der Fahrt die Schlussrechnung: sie zieht die Anzahlung von selbst ab, netto und Mehrwertsteuer getrennt. Ob bezahlt wurde, siehst Du derzeit an der Rechnung, nicht am Auftrag. |
| … die Kanzlei den Monat braucht | Buchungsexport für den Zeitraum ziehen. Meldet er fehlende Nummern, diese zuerst nachtragen — sonst bleibt der Stapel unvollständig. |
Begriffe, je ein Satz
Die Wörter, die in der Abrechnung auftauchen — und was sie bedeuten.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Anzahlungsrechnung | Eine echte Rechnung über einen Teilbetrag vor der Fahrt — mit Nummer und Mehrwertsteuer. |
| Schlussrechnung | Rechnet die ganze Leistung ab und zieht die Anzahlungen wieder ab, damit die Mehrwertsteuer nur einmal gefordert wird. |
| Finalisieren | Aus dem Entwurf wird ein Dokument: Nummer vergeben, Inhalt festgeschrieben. |
| Skonto | Der vereinbarte Abzug für schnelles Zahlen. Er schließt die Rechnung, ist aber kein Geld, das angekommen ist. |
| Ausbuchung | Ein kleiner Restbetrag, den Du bewusst stehen lässt, damit die Rechnung geschlossen ist. |
| Überzahlt | Auf der Rechnung liegt mehr Geld, als sie fordert — der Rest gehört dem Kunden. |
| Fassung | Die Version einer berichtigten Rechnung: gleiche Nummer, neuer Inhalt, alte Fassung bleibt lesbar. |
| Mahnstufe | Wie weit Du nachgefasst hast — Zahlungserinnerung, erste Mahnung, zweite. Jede wird festgehalten. |
| Buchungsstapel | Die Datei für die Kanzlei: alle Belege eines Zeitraums mit Konten und Beträgen. |
- Einstellungen vor der ersten RechnungEin paar Angaben müssen stehen, bevor sich überhaupt eine Rechnung ausstellen lässt — und ein paar weitere sparen später Tipparbeit. Beides einmal einrichten und dann vergessen.
- Eine Rechnung schreibenVom gefahrenen Auftrag zur versendeten Rechnung. Betterbus übernimmt Anschrift, Leistungszeitraum und Positionen aus dem Auftrag — Du prüfst, finalisierst und verschickst.
- Eine Rechnung ohne Auftrag stellenNicht alles, was Du abrechnest, ist eine Fahrt: ein verkaufter Bus, eine Werkstattleistung, eine Weiterverrechnung an einen Kollegen. Die freie Rechnung stellt eine Rechnung ohne Auftrag dahinter — die Positionen schreibst Du anschließend selbst in den Entwurf.
- Anzahlung und SchlussrechnungDer typische Charterfall: ein Teil bei Buchung, der Rest nach der Fahrt. Die Schlussrechnung nennt die gesamte Leistung und zieht die Anzahlung wieder ab — netto und Umsatzsteuer getrennt.
- Zahlungen buchenWenn Geld eingeht, wird es auf der Rechnung gebucht. Betterbus rechnet daraus den offenen Betrag und den Status — auch bei Teilzahlungen und bei Zahlung mit Skonto.
- Kontoauszug einlesenStatt jede Überweisung von Hand auf einer Rechnung zu buchen, liest Du den Kontoauszug Deiner Bank ein. Betterbus erkennt das Format selbst, zeigt Dir vorher was passieren würde, und ordnet die Zahlungen zu, bei denen die Rechnungsnummer im Verwendungszweck steht.
- Zahlungseingänge zuordnenDie meisten Zahlungen ordnen sich beim Einlesen selbst zu. Übrig bleibt, was eine Entscheidung braucht: ein Vorschlag zum Bestätigen, ein Skontoabzug, eine Sammelüberweisung — und Geld, das gar keine Rechnung meint.
- Offene Posten im Blick behaltenWelche Rechnungen noch offen sind, wie weit sie schon gemahnt wurden — und was als Nächstes ansteht. Die Übersicht rechnet sich aus den gebuchten Zahlungen und den erfassten Mahnungen; nichts daran wird von Hand gepflegt.
- MahnenBetterbus erfasst die Mahnstufe und schlägt Gebühr und Verzugszinsen vor. Verschickt und berechnet wird nichts von allein — die Entscheidung bleibt im Büro.
- Eine Rechnung berichtigenWar an einer ausgestellten Rechnung etwas falsch, muss nicht immer ein zweites Dokument her. Solange nichts verbucht und nichts bezahlt ist, lässt sie sich berichtigen: dieselbe Nummer, dasselbe Rechnungsdatum, eine neue Fassung — und die alte bleibt nachlesbar.
- Eine Rechnung korrigierenEine ausgestellte Rechnung wird nie bearbeitet oder gelöscht, sondern durch eine Rechnungskorrektur berichtigt — ganz oder nur einzelne Positionen.
- Berichtigen, korrigieren oder stornieren?Drei Wege führen aus einer falschen Rechnung heraus, und sie sind nicht gleichwertig. Der kleinste ändert das Dokument selbst, die anderen stellen ein zweites aus. Welcher gilt, entscheidet nicht der Geschmack, sondern was mit der Rechnung schon passiert ist.
- Buchungen an den Steuerberater gebenEin Zeitraum als Datei für die Kanzlei — als schlichte CSV oder als DATEV-Buchungsstapel. Exportiert werden die Rechnungen des Zeitraums und die darin gebuchten Zahlungen.