Eine Anfrage manuell erfassen
Die meisten Anfragen kommen von allein herein — über das Anfrageformular auf Deiner Website. Diese Anleitung beschreibt den anderen Weg: Jemand ruft an. Wir legen den Kunden an, tragen eine Tagesfahrt ein, prüfen, ob überhaupt ein Bus frei ist, und lassen den Preis rechnen.
Öffne „Vertrieb“ → „Anfragen“. In der Liste links stehen alle Anfragen, unabhängig davon, ob sie über das Formular hereinkamen oder von Hand erfasst wurden. Über „Anfrage erstellen“ legst Du eine neue an.
Alles steht auf einer Seite: oben der Kunde, darunter die erste Fahrt. Beim Kunden wählst Du einen bestehenden aus dem CRM — oder legst den Anrufer direkt hier an, ohne die Anfrage zu verlassen.
Tippe zum Suchen einfach los — die Liste filtert nach Name und E-Mail. Ist der Anrufer noch nicht im CRM, legst Du ihn direkt hier an.
Name und Kundenart sind Pflicht, alles Weitere kannst Du später im CRM ergänzen. Für die Anfrage reichen Name, E-Mail und Telefon — die E-Mail ist die Adresse, an die später das Angebot geht.
Zuerst die Art der Fahrt. Sie entscheidet, wonach gefragt wird: eine Tagesfahrt hat Hin- und Rückfahrt am selben Tag, eine Mehrtagesfahrt liegt dazwischen und ein Shuttle ist eine Liste von Abfahrten zwischen zwei Orten. Für unseren Anruf ist es eine Tagesfahrt.
Die Hinfahrt liest sich als eine Zeile: von wo, wohin, wann. Neben der Uhrzeit legst Du fest, ob sie die Abfahrt oder die gewünschte Ankunft meint — alles andere rechnet die App daraus zurück. Über „Stopp hinzufügen“ kommen Zwischenstopps dazu, etwa ein zweiter Zustieg unterwegs.
Die Rückfahrt ist schon ausgefüllt: „Orte umgekehrt“ dreht die Hinfahrt um, Du trägst nur noch die Uhrzeit ein. Fährt der Bus woanders zurück als er hingefahren ist, nimm den Haken weg und trage eigene Orte ein.
Damit steht die ganze Fahrt — nicht nur ihr Anfang. Bliebe der Bus über Nacht vor Ort, setzt Du unten den Schalter; dann rechnet die App die Standtage mit dem Tagessatz statt als Wartezeit. „Anfrage erstellen“ legt sie an und startet die Berechnung von Route und Preis.
Die Anfrage ist angelegt und hat eine Nummer. Die Übersicht zeigt die gefahrene Route auf der Karte und den zeitlichen Ablauf daneben — Abfahrt, Ankunft, Fahrzeiten. Das alles rechnet die Software aus den beiden Orten und der Uhrzeit.
Bevor Du ein Angebot schreibst, lohnt der Blick, ob überhaupt ein Bus frei ist. „Verfügbarkeit prüfen“ öffnet diese Ansicht für genau den Zeitraum der Tour.
Drei Reiter — Fahrzeuge, Fahrer, offene Touren — jeweils mit der Zahl der freien im Zeitraum der Anfrage. Je Fahrzeug siehst Du Sitzplätze, das Zeitband der Tour und rechts das Urteil „Frei“ oder „Belegt“. Zuweisen kannst Du hier noch nichts — das passiert erst am Auftrag, wenn der Kunde zugesagt hat.
Der Reiter „Kalkulation“ rechnet die Fahrt für jeden Fahrzeugtyp durch, den Du im Einsatz hast — eine Zeile je Typ, ein Reiter je Depot. Der Preis gilt immer für ein Fahrzeug. Die Sitzplatzzahl steht grün, wenn ein einzelnes Fahrzeug dieses Typs die Gruppe fasst, und rot, wenn nicht. „Bester Preis“ markiert deshalb das günstigste Angebot unter denen, die alle Personen in einem Bus befördern — nicht die kleinste Zahl in der Spalte. Ein Klick auf eine Zeile klappt auf, woraus sich der Preis zusammensetzt.
Nur hin, nicht zurück
Kommt die Gruppe nicht mit demselben Bus zurück — ein Transfer zum Flughafen, eine Überführung, eine Fahrt, deren Rückweg noch offen ist —, wähle „Einfache Fahrt“. Dann fragt die Maske nur eine Fahrt ab.
Der Schalter „Bus bleibt vor Ort“ fehlt dort mit Absicht: Er hält den Bus bis zur *nächsten* Fahrt, und die gibt es hier nicht. Kommt die Rückfahrt später doch zustande, ergänzt Du sie an der Anfrage über „Rückfahrt erstellen“ — mit vertauschten Orten, fertig vorbelegt.
Der Normalfall: das Anfrageformular
Die meisten Anfragen tippt niemand ab. Sie kommen über das Anfrageformular, das Du auf Deiner Website einbindest: Der Kunde füllt es selbst aus, die Anfrage landet in derselben Liste, mit denselben Feldern, und Route und Preis sind schon gerechnet, bevor Du sie das erste Mal öffnest.
Wie Du ein solches Formular baust und in Deine Website einbaust, steht in der Anleitung „Ein Anfrageformular einbetten“ im selben Kapitel. Der Weg von Hand, den diese Anleitung beschreibt, bleibt trotzdem wichtig — für den Anruf, die E-Mail und den Stammkunden, der lieber durchruft.
Kunde auswählen oder nur Kontaktdaten eintragen?
Der Kunde ist optional. Trägst Du nur Name und E-Mail ein, funktioniert die Anfrage vollständig — im Hintergrund wird anhand der E-Mail-Adresse ein Kunde angelegt oder ein bestehender wiedererkannt.
Wählst Du ihn dagegen bewusst aus, hängt die Anfrage von Anfang an am richtigen Datensatz: Historie, hinterlegte Rechnungsanschrift und spätere Rechnungen stehen beim selben Kunden. Bei einem Stammkunden ist das die Sekunde wert.
Abfahrt oder Ankunft
Neben Datum und Uhrzeit steht die Wahl zwischen „Abfahrt“ und „Ankunft“. Sie entscheidet, worauf sich die eingetragene Zeit bezieht: auf das Losfahren am Abholort oder auf das Ankommen am Ziel.
Alles andere wird daraus zurückgerechnet — die Anfahrt aus dem Depot, der Beginn der Fahrerschicht, die Wartezeit vor Ort. Wer „08:00 in Lübeck sein“ meint und Abfahrt eingetragen hat, verschiebt damit die ganze Kette um die Fahrzeit.
Was der Preis in diesem Moment ist
Die Kalkulation ist ein Vorschlag, kein Versprechen. Sie rechnet Grundpreis, Kilometer, Zeit, Anfahrt aus dem Depot und Wartezeit zusammen und wendet darauf Deine Preisregeln an — nachzulesen im Kapitel „Preise & Angebote“.
Verbindlich wird eine Zahl erst mit dem Angebot. Bis dahin kannst Du die Anfrage ändern und neu rechnen lassen; jede Änderung an Orten, Zeiten oder Personenzahl macht die alte Zahl ungültig.
Die rote Zahl ist kein Fehler
Eine rot geschriebene Sitzplatzzahl heißt nur: ein einzelnes Fahrzeug dieses Typs reicht für diese Gruppe nicht. Die Zeile bleibt trotzdem stehen, und ihr Preis bleibt gültig — er gilt eben für einen Bus.
Das ist so gewollt, weil Du mehrere Pläne ankreuzen und die Anzahl je Plan hochsetzen kannst. Zwei Midibusse können günstiger sein als ein Reisebus, und für eine Gruppe, die ohnehin an zwei Orten einsteigt, oft auch praktischer. Die App summiert die ausgewählten Sitzplätze mit und sagt Dir, wenn sie noch nicht reichen.
Wenn es keine Tagesfahrt ist
Eine Tour ist eine Fahrt von A nach B an einem Datum. Alles Größere baust Du aus mehreren Touren in derselben Anfrage — sie erscheinen als Reiter nebeneinander.
Eine Rückfahrt ist die zweite Tour mit vertauschten Orten; die App bietet sie beim Hinzufügen bereits so vorbelegt an. Eine Mehrtagesfahrt ist dasselbe an verschiedenen Tagen, wobei „Bus bleibt vor Ort“ festhält, dass derselbe Bus dazwischen nicht nach Hause fährt. Ein Shuttle — viele Abfahrten zwischen zwei Orten an einem Tag — trägst Du nicht einzeln ein, sondern über „Shuttle hinzufügen“ als Liste von Abfahrtszeiten.