Den PDF-Briefbogen gestalten
Jedes PDF, das Dein Unternehmen verlässt — Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung — wird auf denselben Briefbogen gedruckt. Logo, Layout, Absenderzeile und Fußbereich stellst Du einmal ein, danach sieht jedes Dokument gleich aus. Diese Anleitung geht die vier Teile durch und zeigt am Ende die Vorschau.
Der Briefbogen liegt in den Einstellungen unter „Dokumente“, im Reiter „PDF-Briefbogen“. Die Seite ist von oben nach unten aufgebaut wie das Dokument selbst: erst das Logo, dann das Layout, die Absenderzeile und zuletzt der Fußbereich.
Lade Dein Logo hoch — JPEG, PNG, GIF oder WebP, höchstens 2 MB. Es steht im Kopf jedes PDFs. Dieses Logo ist unabhängig von dem für E-Mails: ein Druck-Logo darf ruhig feiner sein als eines, das in einem Mailprogramm bestehen muss.
Zwei Layouts stehen zur Wahl. „Klassisch“ setzt eine Linie unter das Logo und färbt die Tabellenköpfe — die vertraute Geschäftsbriefoptik. „Modern“ arbeitet stattdessen mit Farbakzenten und mehr Weißraum. Die Wahl gilt für alle Dokumenttypen gemeinsam.
Die Absenderzeile ist die kleine, einzeilige Angabe über der Empfängeranschrift — dieselbe, die auf einem Briefumschlag im Sichtfenster über der Adresse steht. Üblich sind Firmenname, Straße und Ort, getrennt durch Mittelpunkte.
Der Fußbereich steht auf jeder Seite unten und trägt das, was rechtlich und praktisch dazugehört: Anschrift, Kontakt, Bankverbindung, Geschäftsführung, Handelsregister. Bis zu fünf Blöcke mit je einer Überschrift und mehrzeiligem Inhalt.
Mit „Blöcke nebeneinander anzeigen“ stehen die Fußblöcke in einer Reihe statt untereinander. Bei drei oder vier kurzen Blöcken ist das fast immer die bessere Wahl — untereinander schieben sie den Inhalt der Seite nach oben zusammen.
Fertig: „Vorschau“ rendert ein Musterdokument mit genau diesen Einstellungen — dieselbe Erzeugung wie bei einem echten Angebot. Lohnt sich vor dem ersten Versand, denn Logohöhe und Fußzeilenlänge sieht man erst auf der Seite.
Weiter unten auf derselben Seite steht der Fußbereich — die drei Blöcke nebeneinander, so wie eingestellt. Genau hierfür lohnt die Vorschau: Ob drei Blöcke nebeneinander passen oder einer umbricht, entscheidet die Länge der Zeilen, und das sieht man erst auf der Seite.
Was der Briefbogen nicht bestimmt
Der Briefbogen ist das Papier, nicht der Text darauf. Er legt Logo, Layout, Absenderzeile und Fußbereich fest — also alles, was auf jedem Dokument gleich ist.
Was *im* Dokument steht, entscheidet die PDF-Vorlage des jeweiligen Typs: welche Blöcke ein Angebot enthält, in welcher Reihenfolge, mit welchem Einleitungs- und Schlusstext. Die findest Du im Nachbarreiter „PDF-Vorlagen“, getrennt nach Dokumenttyp, und beim Erzeugen eines PDFs kannst Du je Dokument eine andere auswählen.
Zwei Logos, mit Absicht
Das Logo hier gilt nur für PDFs. E-Mails haben ihr eigenes, unter „Mail“ → „Design“.
Das ist keine Doppelpflege ohne Grund: Ein PDF wird gedruckt und darf feine Linien und viel Weißraum haben, eine E-Mail wird in einem Postfach zwischen Dutzenden anderen überflogen und braucht oft eine kompaktere, kontrastreichere Fassung. Wer beides gleich haben will, lädt einfach dieselbe Datei zweimal hoch.
Wenn das Logo im PDF anders aussieht als erwartet
Das Logo wird in der Höhe eingepasst und behält sein Seitenverhältnis. Ein sehr breites Logo wird dadurch klein — wirkt es verloren, liegt es meist an viel leerem Rand in der Bilddatei selbst. Zuschneiden hilft mehr als hochskalieren.
Transparenz wird unterstützt: ein PNG mit transparentem Hintergrund sitzt sauber auf dem weißen Papier. Ein JPEG hat immer einen Hintergrund — meist weiß, was auf weißem Papier nicht auffällt, aber bei farbigem Logohintergrund als Kasten sichtbar wird.
Änderungen wirken ab dem nächsten Dokument
Ein PDF, das bereits erzeugt und versendet wurde, bleibt so, wie der Kunde es bekommen hat — es wird beim Speichern des Briefbogens nicht neu gezeichnet. Das ist gewollt: Ein Angebot, das jemand in der Hand hält, soll sich nicht rückwirkend ändern.
Wer ein bestehendes Dokument im neuen Gewand braucht, erzeugt es am Vorgang neu.