Ein Angebot erstellen und versenden
Aus einer gerechneten Anfrage wird ein Angebot: Du wählst eine der Preisoptionen, prüfst die Positionen, ergänzt was fehlt, und schickst das Ganze als PDF per E-Mail an den Kunden. Sagt er zu, wird daraus ein Auftrag — entweder klickt er selbst im Kundenportal, oder Du hältst seine Zusage vom Telefon hier fest.
Der Weg zum Angebot beginnt in der Kalkulation der Anfrage: Kreuze die Preisoption an, die Du anbieten willst, und klicke auf „Angebot vorbereiten“. Du kannst auch mehrere Optionen ankreuzen — dann entsteht ein kombiniertes Angebot, etwa wenn die Gruppe auf zwei Fahrzeuge verteilt wird.
Der Dialog zeigt, woraus sich der Preis zusammensetzt: Grundpreise und die Zuschläge, die Deine Preisregeln beigesteuert haben. Hier kannst Du einzelne Zuschläge noch abwählen, bevor sie ins Angebot wandern. „Angebot (Entwurf) anlegen“ erzeugt daraus ein Angebot im Status „Entwurf“ — der Kunde sieht davon noch nichts.
Das Angebot öffnet sich als Entwurf. Die Positionen sind aus der gewählten Preisoption übernommen — Du musst nichts abtippen. Alles hier ist änderbar, solange das Angebot ein Entwurf ist.
Ein Klick auf eine Position macht sie bearbeitbar. Die Bezeichnung erzeugt die App aus der Anfrage, mit vollständigen Adressen — korrekt, aber lang. Im Angebot liest der Kunde genau diesen Text, und dort ist „Hamburg → München und zurück“ meist die bessere Zeile. Menge und Preis änderst Du in derselben Zeile — netto und brutto stehen nebeneinander, tippen kannst Du in beide. „Speichern“ unter der Zeile übernimmt.
Über „Position hinzufügen“ ergänzt Du, was die Kalkulation nicht wissen kann: Übernachtung des Fahrers, Eintrittsgelder, eine vereinbarte Pauschale. In der Beschreibung kannst Du einzelne Wörter fett oder kursiv setzen — die Auszeichnung landet genauso im PDF und in der E-Mail. Beim Preis stehen Netto und Brutto nebeneinander: Du tippst in das Feld, über das Du verhandelst, das andere rechnet sofort mit.
Leicht zu übersehen: Unter der Überschrift steht die Gültigkeit des Angebots. Ein Klick darauf öffnet einen Kalender. Ein Angebot ohne Enddatum bleibt unbefristet gültig — bei einem Preis, der auf einer Kalkulation von heute beruht, ist ein Datum meist die bessere Wahl.
Bevor Du versendest, lohnt ein Blick auf das PDF. „PDF erstellen“ öffnet die Zusammenstellung des Dokuments; über das Menü oben rechts kommst Du mit „PDF Vorschau ansehen“ direkt zur fertigen Ansicht. Wie das Dokument aussieht — Logo, Kopfzeile, Layout — legst Du einmalig für Dein Unternehmen fest, nicht je Angebot; das beschreibt eine eigene Anleitung.
Der Versand-Bereich ist ein Mail-Entwurf, und die Vorschau darunter zeigt genau das, was beim Kunden ankommt: Anrede, Fahrplan mit allen Halten, die Preise und ein Schlusswort. Das Angebot steckt also in der E-Mail selbst — das PDF unter „Anhänge“ kannst Du zusätzlich mitschicken, musst es aber nicht. Empfänger, Betreff und Text sind hier überschreibbar; „Vorlage bearbeiten“ ändert sie dauerhaft für alle künftigen Angebote.
Das Angebot steht jetzt auf „Versendet“. Damit ändert sich, was Du damit tun kannst: Die Positionen sind festgeschrieben, und oben erscheint „Manuell annehmen“.
Normalerweise sagt der Kunde selbst zu — über den Link im Kundenportal, den die E-Mail enthält. Ruft er stattdessen an, hältst Du seine Zusage hier fest. Das Ergebnis ist dasselbe: Das Angebot gilt als angenommen und ein Auftrag entsteht, den Du disponieren kannst. Rückgängig machen lässt sich das nicht.
Fertig: Das Angebot ist angenommen, der Auftrag existiert. Ab hier übernimmt die Planung — Fahrzeug und Fahrer zuweisen, und am Ende die Rechnung.
Entwurf, versendet, angenommen — was jeweils noch geht
Solange das Angebot ein Entwurf ist, kannst Du alles ändern: Positionen bearbeiten, hinzufügen, löschen, und mit „Zurücksetzen“ den Stand aus der Kalkulation wiederherstellen, falls Du Dich verrannt hast.
Nach dem Versenden sind die Positionen festgeschrieben — der Kunde hat ein PDF mit diesen Zahlen in der Hand. Willst Du danach noch etwas ändern, ist der saubere Weg ein neues Angebot aus derselben Anfrage; die Angebote werden durchnummeriert (v1, v2 …), damit nachvollziehbar bleibt, worüber gesprochen wurde.
Angenommen ist endgültig. Es gibt keinen Weg zurück, weil in diesem Moment ein Auftrag entsteht, an dem Disposition und Rechnung hängen.
Was sonst noch im Menü steht
Das Menü oben rechts hat vier Einträge, von denen zwei leicht übersehen werden.
„PDF Vorschau ansehen“ zeigt das fertige Dokument, ohne etwas zu senden — der schnellste Weg zu prüfen, ob Bezeichnungen und Beträge stimmen.
„Kundenportal öffnen“ zeigt Dir die Seite, die der Kunde über den Link in der E-Mail sieht. Dort nimmt er das Angebot an oder lehnt es ab, und dort kann er Rückfragen stellen. Wer wissen will, was der Kunde gerade vor sich hat, schaut hier nach.
Dazu kommen „Angebot versenden“ — dasselbe wie die Schaltfläche unten — und „Archivieren“, das ein Angebot aus der Standardliste nimmt, ohne es zu löschen. Archivierte Angebote findest Du über den Filter „Archiviert“ wieder.
Warum der Preis netto und brutto zugleich steht
Jede Position hat beide Felder nebeneinander; tippst Du in eines, ergibt sich das andere aus dem Steuersatz. Das ist keine Bequemlichkeit, sondern spiegelt, wie verhandelt wird: Mit einem Verein redest Du über den Endbetrag, mit einem Firmenkunden über netto.
Das Menü „runden“ unter den Feldern glättet auf volle Beträge. Rundest Du brutto, bekommt netto einen krummen Wert — das ist richtig so, denn der Betrag, den der Kunde überweist, ist der runde.
Wenn keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
Der Versand-Bereich füllt den Empfänger aus dem Kunden der Anfrage. Fehlt dort eine E-Mail-Adresse, bleibt das Feld leer und das Senden bleibt gesperrt, bis Du eine einträgst.
Eintippen genügt für den Moment, ändert aber nichts am Kundendatensatz. Soll die Adresse dauerhaft gelten, gehört sie ins CRM — sonst steht beim nächsten Angebot wieder nichts da.