Einen Fahrer anlegen

Ohne Fahrer keine Disposition. Eine Person wird einmal angelegt und trägt danach alles, was an ihr hängt: Dienste, Arbeitszeiten, Auslagen, Dokumente und den Zugang zur Fahrer-App. Diese Anleitung legt die Person an — die Tabs, die dabei entstehen, haben ihre eigenen Anleitungen.

  1. Öffne „Fahrer“ → „Personen“. Die Tabelle listet alle Mitarbeitenden mit Personalnummer, Berufsbezeichnung, Teams und der Version der Fahrer-App, mit der sie zuletzt angemeldet waren. Klicke auf „Person hinzufügen“.

  2. Das Formular ist kurz. Pflicht sind nur Vorname und Nachname — alles Weitere kannst Du jetzt oder später eintragen. Ein halb ausgefüllter Datensatz ist besser als gar keiner: die Person lässt sich sofort disponieren und wächst mit.

  3. Die Personalnummer ist das, woran die Lohnbuchhaltung die Person wiedererkennt — trage sie ein, wenn es eine gibt. Die Wochenstunden sind kein Schmuck: Sie sind der Nenner, gegen den die Auslastung rechnet. Bleiben sie leer, steht die Person später ohne Bezugsgröße in der Monatstabelle.

  4. Die Rolle entscheidet, wo die Person auftaucht. Nur mit „Fahrer“ erscheint sie im Dienstplan, in der Fahrerauslastung und in der Verfügbarkeitsprüfung. Eine Person ohne diese Rolle ist ein Bürokontakt — richtig angelegt, aber für die Disposition unsichtbar.

  5. Fertig. Die Person steht in der Tabelle und ist ab sofort disponierbar. Ein Klick auf die Zeile öffnet ihre Akte.

  6. Die Akte der Person. Die Reiter darüber sind die Themen, die an einem Fahrer hängen: Stammdaten, Dokumente, Zeiten, Auslagen, der Zugang zur Fahrer-App, die Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten und die Tätigkeitsbescheinigungen.

Person oder Fahrer?

Betterbus kennt keine getrennten Listen für Fahrer und Büro — es kennt Personen mit Rollen. Das klingt nach Wortklauberei, hat aber einen praktischen Grund: Wer halbtags fährt und halbtags disponiert, existiert einmal, mit einer Personalnummer, einer Zeiterfassung und einem Urlaubskonto. Zwei Datensätze für denselben Menschen wären zwei Wahrheiten.

Nachname, Vorname

Listen und Überschriften zeigen Personen standardmäßig mit dem Nachnamen zuerst — das ist die Reihenfolge, in der man in einer langen Liste sucht. Wenn Dein Betrieb es andersherum gewohnt ist, lässt sich die Schreibweise in den Einstellungen umstellen; sie gilt dann überall, auch in der Fahrer-App und auf den Ausdrucken.

Die Farbe

Das Farbfeld ist die Farbe, in der die Person auf dem Dienstplan erscheint. Bei einer Handvoll Fahrern ist das Kosmetik; ab etwa zwanzig ist es das, woran ein Disponent eine Zeile im Vorbeiscrollen erkennt. Vergib die Farben einmal bewusst, statt sie zufällig entstehen zu lassen — und halte ähnliche Töne auseinander.

Berufsbezeichnungen und Teams

Beide Felder erscheinen nur, wenn es sie in den Einstellungen überhaupt gibt — ein leeres Formular blendet sie aus. Berufsbezeichnungen beschreiben, was jemand ist (Kraftfahrer, Reiseleitung, Werkstatt), Teams beschreiben, wo jemand hingehört (Standort, Schicht, Auftraggeber). Filter im Dienstplan und in den Auswertungen greifen auf beides zu, deshalb lohnt sich die Pflege, sobald die Liste länger wird als ein Bildschirm.

Was als Nächstes kommt

Angelegt heißt noch nicht einsatzbereit. Drei Dinge fehlen der neuen Person in aller Regel: der Zugang zur Fahrer-App, damit sie ihre Dienste aufs Handy bekommt und Zeiten stempeln kann; ihre Dokumente, damit Führerschein und Fahrerkarte nicht unbemerkt ablaufen; und — sobald sie einen Tag nicht gefahren ist — die Tätigkeitsbescheinigung. Für jedes davon gibt es eine eigene Anleitung.