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Von der Anfrage bis zum fertigen Auftrag. Wie eine Anfrage entsteht — am Telefon von Hand oder über das Formular auf Deiner Website —, was die Kalkulation daraus macht, wie daraus ein Angebot wird und woraus der Auftrag danach besteht: Tour, Abschnitt, Halt. Das Disponieren selbst steht im Kapitel Disposition.

Eine Anfrage manuell erfassenDie meisten Anfragen kommen von allein herein — über das Anfrageformular auf Deiner Website. Diese Anleitung beschreibt den anderen Weg: Jemand ruft an. Wir legen den Kunden an, tragen eine Tagesfahrt ein, prüfen, ob überhaupt ein Bus frei ist, und lassen den Preis rechnen.
Eine Mehrtagesfahrt anfragenEine Klassenfahrt, ein Vereinsausflug übers Wochenende, eine Städtereise: Der Bus fährt hin, bleibt, und kommt Tage später zurück. Diese Anleitung zeigt, wie Du so eine Fahrt erfasst — mit den Ausflügen vor Ort und mit dem Schalter, der die Standtage anders abrechnet als Wartezeit.
Einen Shuttle anfragenEin Betriebsfest, ein Heimspiel, eine Hochzeit: Der Bus pendelt den ganzen Abend zwischen zwei Orten hin und her. Das als zwölf einzelne Fahrten einzutragen wäre Fleißarbeit — deshalb fragt die App nach den beiden Orten und einer Liste von Abfahrtszeiten und baut die Tour daraus.
Ein Anfrageformular einbettenDamit Anfragen von allein hereinkommen, stellst Du ein Formular auf Deine Website. Der Kunde füllt es aus, die Anfrage landet direkt in Deiner Anfrageliste — mit Route und Preis bereits gerechnet. Du legst das Formular hier an, passt es an Dein Erscheinungsbild an und bekommst am Ende einen Codeblock, der auf Deine Website kommt. Programmieren musst Du dafür nicht.
Fahrtarten im Anfrageformular anbietenEin Kunde, der „Bus anfragen" anklickt, plant nicht dasselbe wie der nächste: der eine braucht einen Transfer zum Flughafen, der andere einen Bus, der den ganzen Tag bei der Gruppe bleibt. Im Formular legst Du fest, welche dieser Fahrtarten zur Auswahl stehen. Die Wahl des Kunden entscheidet dann, welche Felder er überhaupt zu sehen bekommt — und damit, wie vollständig die Anfrage bei Dir ankommt.
Ein Angebot erstellen und versendenAus einer gerechneten Anfrage wird ein Angebot: Du wählst eine der Preisoptionen, prüfst die Positionen, ergänzt was fehlt, und schickst das Ganze als PDF per E-Mail an den Kunden. Sagt er zu, wird daraus ein Auftrag — entweder klickt er selbst im Kundenportal, oder Du hältst seine Zusage vom Telefon hier fest.
Den PDF-Briefbogen gestaltenJedes PDF, das Dein Unternehmen verlässt — Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung — wird auf denselben Briefbogen gedruckt. Logo, Layout, Absenderzeile und Fußbereich stellst Du einmal ein, danach sieht jedes Dokument gleich aus. Diese Anleitung geht die vier Teile durch und zeigt am Ende die Vorschau.
Den Auftragsbildschirm lesenDer Auftrag ist der Ort, an dem eine verkaufte Fahrt zu einem Einsatz wird. Links die Liste, oben der Kopf mit Zustand und Verantwortung, darunter die Reiter. Wer weiß, was wo steht, findet den Rest von selbst.
Einen Auftrag manuell anlegenNormalerweise entsteht ein Auftrag von selbst: Der Kunde nimmt ein Angebot an, und der Auftrag steht da. Manchmal gibt es aber kein Angebot — ein Stammkunde ruft an und bucht. Dann legst Du den Auftrag selbst an: erst den Auftrag, dann die Fahrten darin.
Tour, Abschnitt, Halt — was wovon abhängtEin Auftrag kann mehrere Touren haben, und eine Tour mehrere Abschnitte. Das klingt nach Wortklauberei und ist es nicht: eine Tour ist das, was disponiert wird, ein Abschnitt das, was gefahren wird. Wer die beiden verwechselt, sucht den Bus an der falschen Stelle.
Einen Abschnitt bearbeitenJeder Abschnitt trägt seinen eigenen Namen, seine Fahrgastzahl und seinen Fahrzeugtyp — und ein Menü, in dem die Eingriffe stehen, die den ganzen Abschnitt betreffen statt einen einzelnen Halt.
Halte im Fahrplan bearbeitenDer Fahrplan eines Abschnitts ist eine Tabelle, und jede Zeile ist ein Halt. Alles, was sich an einem einzelnen Halt ändern lässt, steht in seinem Menü — erreichbar über die drei Punkte am Zeilenende oder per Rechtsklick auf die Zeile.
Wartezeit, BVO und DepotfahrtenZwischen zwei Abschnitten steht der Bus. Was in dieser Zeit passiert — warten, vor Ort bleiben, zum Betriebshof und zurück — ist eine Entscheidung mit Folgen für Lenkzeit, Kosten und die Frage, ob das Fahrzeug in der Zeit anderweitig verplant werden darf.
Die Preiskalkulation eines AuftragsDer Preis eines Auftrags ist keine eingetippte Zahl, sondern die Summe seiner Positionen. Der Reiter zeigt sie einzeln — und damit, an welcher Stelle eine Abweichung entstanden ist.
Notizen, Nachrichten und AktivitätAm Auftrag hängen drei Verläufe, und sie werden regelmäßig verwechselt: Notizen sind intern, solange niemand sie freigibt, Nachrichten gehen immer an den Kunden, die Aktivität schreibt die Software selbst. Wer in den falschen tippt, schreibt entweder ins Leere — oder an den Kunden.
Die Aktionen im AuftragsmenüHinter den drei Punkten oben rechts steht alles, was mit dem ganzen Auftrag geschieht: Papiere erzeugen, den Kunden informieren, abrechnen, kopieren, löschen. Vier davon verlassen das Haus — und zwei davon lassen sich nicht zurücknehmen.