Zeiteinträge prüfen und bestätigen
Fahrer stempeln in der Fahrer-App ein und aus — jede Stempelung wird ein Zeiteintrag. Bevor die Stunden in die Abrechnung gehen, prüft das Büro sie einmal durch: Der Assistent geht alle unbestätigten Einträge des Monats nacheinander durch, zeigt Auffälligkeiten wie eine Ausstempelung weit weg von der Route und schlägt bei Zweifeln die geplante Tourzeit vor. So ersetzt ein Kontrollblick am Morgen den Überstundenzettel.
Unter Personal → Zeiteinträge steht jede Stempelung des Zeitraums, älteste zuerst — zusammen mit den Abwesenheiten, damit ein Blick den ganzen Monat erklärt: wer gefahren ist, wer frei hatte, was noch offen ist.
Der Statusfilter „Unbestätigt“ zeigt die eigentliche Arbeitsliste: alle Stempelungen, die noch niemand geprüft hat, und die noch offenen Abwesenheitsanträge. Ein Fahrer, der gerade unterwegs ist, steht als „Aktiv“ dabei. Klicke auf „Zeiteinträge prüfen“, um die Liste nacheinander durchzugehen.
Der Assistent zeigt einen Eintrag nach dem anderen: oben der Fahrer und seine geplanten Touren, darunter die gestempelten Zeiten zum Bearbeiten. Dieser Eintrag ist unauffällig — Einstempeln am geplanten Ort, Ausstempeln ebenso — also gibt es keine Warnung und nichts zu tun: „Bestätigen & weiter“.
Hier hat die App mitgedacht: Bernd Brahms hat sich 14,2 km vom nächsten geplanten Ort entfernt ausgestempelt — laut Notiz ab der Werkstatt statt ab dem Betriebshof. Der Eintrag ist deshalb nicht falsch, aber er verdient einen zweiten Blick. Als Vorschlag stehen bereits die geplanten 7,25 Stunden in den Abrechnungsstunden, nicht die gestempelten 8,50.
Unter „Zeit übernehmen“ stehen beide Wahrheiten nebeneinander: die geplante Tourzeit (7,25 h) und die gestempelte Zeit (8,50 h). Ein Klick trägt die jeweilige Stundenzahl in die Abrechnungsstunden ein — die Stempelung selbst bleibt unverändert erhalten, bezahlt wird die eingetragene Zeit. Hier bleibt es beim geplanten Wert.
Bei Katrin Clausen liegt gar kein Standort vor — die Standortfreigabe wurde am Gerät verweigert. Auch das ist kein Beinbruch, aber eine Nachfrage wert. Wer erst mit dem Fahrer sprechen will, klickt „Überspringen“: Der Eintrag bleibt unbestätigt und kommt beim nächsten Durchgang wieder.
Am Ende steht die Bilanz des Durchgangs: zwei Einträge bestätigt, vier übersprungen. Die übersprungenen bleiben unbestätigt — sie warten im nächsten Durchgang wieder, bis sie geklärt sind.
| Warnung | Was sie bedeutet |
|---|---|
| Einstempeln/Ausstempeln weit entfernt | Die Stempelung liegt weiter vom nächsten geplanten Ort entfernt als der zulässige Radius. Häufig harmlos (Werkstatt, Tankstelle) — aber genau der Fall, in dem gestempelte und geplante Zeit auseinanderlaufen. |
| Kein Standort | Der Fahrer hat die Standortfreigabe verweigert oder das Gerät konnte keine Position ermitteln. Die Zeiten selbst sind trotzdem gestempelt. |
Woher die Einträge kommen
Jeder Eintrag entsteht durch Ein- und Ausstempeln in der Fahrer-App — inklusive Pausen und, je nach Einstellung, der Position bei jeder Stempelung. Für Fahrer ohne App-Zugang legt das Büro Einträge über „Zeiteintrag erstellen“ von Hand an. Die Standort-Warnungen gibt es nur, wenn in den Fahrer-App-Einstellungen die Standortpflicht beim Stempeln aktiviert ist.
Abrechnungsstunden und gestempelte Zeit
Die gestempelte Zeit wird nie überschrieben — sie bleibt als das stehen, was tatsächlich passiert ist. Das Feld „Abrechnungsstunden“ legt daneben fest, welche Stundenzahl bezahlt wird. Bleibt es leer, gilt die gestempelte Dauer abzüglich Pause; ein Wert übersteuert sie für genau diesen Eintrag.
Spesen
Je Eintrag kann eine der beiden Verpflegungspauschalen gesetzt werden: SP8 ab acht Stunden Abwesenheit oder SP24 für den vollen Tag mit Übernachtung — eine von beiden, nie beide. Die Monatssummen unten in der Liste zählen sie getrennt.
Abwesenheiten in derselben Liste
Urlaub und Krankheit erscheinen im selben Zeitraum-Feed wie die Stempelungen: genehmigte Abwesenheiten zählen zu den bestätigten Einträgen, beantragte zu den unbestätigten, abgelehnte blendet erst der Statusfilter ein. So erklärt eine Liste den ganzen Monat — wer gefahren ist, wer frei hatte und was noch offen ist.
Vom Prüfen zur Abrechnung
Der Monatsexport („Exportieren“) übergibt die Stunden gesammelt an die Lohnabrechnung. Der Durchgang mit dem Assistenten davor sorgt dafür, dass dort geprüfte Zahlen ankommen — minutengenau aus der App, ohne dass jemand Überstundenzettel abtippt.