Notizen, Nachrichten und Aktivität
Am Auftrag hängen drei Verläufe, und sie werden regelmäßig verwechselt: Notizen sind intern, solange niemand sie freigibt, Nachrichten gehen immer an den Kunden, die Aktivität schreibt die Software selbst. Wer in den falschen tippt, schreibt entweder ins Leere — oder an den Kunden.
Die Reiter des Auftrags. An „Notizen“ und „Nachrichten“ steht eine Zahl, sobald dort etwas liegt — an den anderen nie, denn Preiskalkulation und Aktivität sind immer gefüllt.
Notizen sind das interne Gedächtnis des Auftrags: was am Telefon besprochen wurde, wo die Schranke klemmt, an wen die Rechnung geht. Standardmäßig sieht der Kunde davon nichts — jede Notiz bleibt intern, bis sie ausdrücklich freigegeben wird.
Eine Notiz lässt sich für die Fahrer freigeben. Dann — und nur dann — erscheint sie in der Fahrer-App bei diesem Auftrag. Das ist der Weg für Zustiegshinweise, die sonst per Zuruf untergehen. Der Schalter daneben tut dasselbe für den Kunden, und beide tragen ihr Kennzeichen an der Notiz, sobald sie freigegeben ist.
Der zweite Schalter an der Notiz — das Gebäude-Symbol — ist „Mit Kunden teilen“. Freigegeben erscheint die Notiz im Block „Notizen“ der Auftragsbestätigung und im Kundenportal, unabhängig von der Fahrer-Freigabe daneben.
Der Reiter „Nachrichten“ ist der Verlauf mit dem Kunden — dieselbe Unterhaltung, die er in seinem Kundenportal sieht. Was hier abgeschickt wird, geht ihm als E-Mail zu.
| Verlauf | Wer schreibt | Wer liest |
|---|---|---|
| Notizen | Das Büro | Das Büro — und die Fahrer bzw. der Kunde, jeweils nur wenn ausdrücklich freigegeben |
| Nachrichten | Büro und Kunde | Büro und Kunde |
| Aktivität | Die Software | Das Büro |
Warum die Zahl am Reiter wichtiger ist, als sie aussieht
Die Zahl an „Nachrichten“ zählt den ganzen Verlauf, nicht die ungelesenen. Ungelesene erkennt man im Verlauf selbst — und in der Auftragsliste, die dafür einen eigenen Filter hat.
Wer morgens wissen will, wo der Kunde wartet, filtert die Liste nach ungelesenen Nachrichten, statt die Aufträge einzeln zu öffnen.
Die Aktivität ist kein Verlauf zum Mitschreiben
Dort steht, was die Software getan hat: Status gewechselt, Bestätigung versendet, Fahrzeug zugewiesen, Preis neu gerechnet. Niemand trägt dort etwas ein, und nichts lässt sich dort löschen.
Sie ist der Ort für die Frage „wer hat das wann geändert“ — und damit das Erste, was man ansieht, wenn eine Zahl anders ist als erwartet.
Zwei Freigaben an einer Notiz, und sie haben nichts miteinander zu tun
An jeder Notiz stehen zwei Schalter: einer für die Fahrer, einer für den Kunden. Sie sind unabhängig — eine Notiz für die Fahrer freizugeben heißt nicht, sie dem Kunden zu zeigen, und umgekehrt.
Freigegeben erscheint die Notiz dort, wo der jeweilige Leser schon hinsieht: beim Fahrer in der Fahrer-App am Auftrag, beim Kunden im Block „Notizen“ der Auftragsbestätigung und in seinem Kundenportal. Der Block in der Auftragsbestätigung erscheint nur, wenn der Auftrag überhaupt freigegebene Notizen hat.
An der Notiz selbst ist jederzeit abzulesen, für wen sie freigegeben ist — und derselbe Schalter nimmt die Freigabe wieder zurück.
Eine Notiz für den Subunternehmer ist kein dritter Schalter
Ist die Tour an einen Subunternehmer vergeben, erscheint an jeder Notiz ein dritter Knopf — ein Lkw, ohne Zustandsfarbe und ohne „aria-pressed“, weil er keine Freigabe kippt. Er übernimmt den aktuellen Text der Notiz einmalig in die „Notizen zur Vergabe“, die der Subunternehmer liest.
Das ist bewusst keine laufende Freigabe wie bei Fahrern und Kunden: wird die Notiz danach geändert, sieht der Subunternehmer davon nichts, bis sie erneut übernommen wird. Diese Anleitung zeigt den Knopf nicht als Schritt — der Rundgang-Mandant hat keinen Auftrag, der zugleich eine Fallakte und eine Subunternehmer-Vergabe trägt.