Offene Posten im Blick behalten
Welche Rechnungen noch offen sind, wie weit sie schon gemahnt wurden — und was als Nächstes ansteht. Die Übersicht rechnet sich aus den gebuchten Zahlungen und den erfassten Mahnungen; nichts daran wird von Hand gepflegt.
Öffne „Abrechnung“ → „Offene Posten“. In der Leiste oben stehen die Suche, die Summen nach Alter und der offene Gesamtbetrag — darunter die Mahntreppe.
Jede Spalte ist eine Mahnstufe: von „Nicht angemahnt“ links bis zur letzten Stufe rechts. Eine Rechnung wandert nach rechts, sobald eine Mahnung erfasst wurde — verschieben lässt sie sich nicht.
Die Suche filtert die ganze Tafel — nach Rechnungsnummer oder Kundenname. Alle Summen darüber und in den Spalten rechnen sich dabei auf die Treffer um, damit sie zu dem passen, was zu sehen ist.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Nicht angemahnt | Es wurde noch nichts verschickt |
| Zahlungserinnerung | Die freundliche Erinnerung ist raus |
| 1. Mahnung | Die erste Mahnung ist erfasst |
| 2. Mahnung | Die zweite Mahnung ist erfasst |
| Letzte Stufe | Alles darüber hinaus — Inkasso oder Ausbuchung prüfen |
| Auf der Karte | Bedeutung |
|---|---|
| Betrag | Rechnungsbetrag abzüglich aller gebuchten Zahlungen, Skonti und Ausbuchungen |
| Tage überfällig | Tage seit dem Zahlungsziel. Vor Fälligkeit steht hier das Fälligkeitsdatum |
| Zuletzt gemahnt | Wie lange das letzte Schreiben her ist — damit niemand zweimal hintereinander mahnt |
Warum sich die Karten nicht verschieben lassen
Die Spalte ist ein Ergebnis, kein Schalter: Sie zeigt, welche Mahnung tatsächlich erfasst wurde. Eine Karte wandert deshalb erst, wenn in der Rechnung eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erfasst ist — mit Gebühr, Zinsen und neuer Frist.
Warum Rechnungskorrekturen keine eigene Karte haben
Eine Korrektur ist keine Forderung an die Kundschaft, sondern die Rücknahme einer Forderung. Sie erscheint deshalb nicht als eigener Posten, sondern mindert die Rechnung, zu der sie gehört.