Eine Rechnung berichtigen
War an einer ausgestellten Rechnung etwas falsch, muss nicht immer ein zweites Dokument her. Solange nichts verbucht und nichts bezahlt ist, lässt sie sich berichtigen: dieselbe Nummer, dasselbe Rechnungsdatum, eine neue Fassung — und die alte bleibt nachlesbar.
Öffne die Rechnung und darin das Menü hinter den drei Punkten. „Rechnung berichtigen“ steht dort über „Rechnung stornieren“ und „Rechnung korrigieren“ — der kleinere Eingriff kommt zuerst.
Der Dialog sagt zuerst, was passieren wird: Nummer und Rechnungsdatum bleiben, die bisherige Fassung bleibt gespeichert — und weil diese Rechnung schon versendet ist, steht sie danach wieder auf „nicht versendet“. Eine Berichtigung wirkt erst, wenn die Kundschaft sie hat.
Der Grund ist Pflicht und bleibt im Haus — er dokumentiert die Änderung, steht aber nicht auf dem Dokument. Der Hinweis darunter ist freiwillig und genau umgekehrt: er wird auf die berichtigte Rechnung gedruckt.
Die Rechnung ist wieder bearbeitbar. Der Streifen oben bleibt stehen, solange die Berichtigung läuft, und nennt den Grund, den Du eingetippt hast. Das Punktemenü im Fuß ist verschwunden: solange berichtigt wird, gibt es an diesem Dokument nichts anderes zu tun als abschließen oder verwerfen. Bei der Kundschaft gilt weiter die bisherige Fassung — am ausgelieferten PDF ändert sich nichts, bis Du abschließt.
Geändert wird mit dem gewohnten Formular — es ist derselbe Editor wie am Entwurf, nicht eine Sonderansicht für Berichtigungen. Hier bekommt die Wartezeit statt drei Stunden eine.
Jede Position hat ihr eigenes Menü am rechten Rand — dasselbe wie am Entwurf. „Position bearbeiten“ öffnet sie.
Die Summe zieht sofort nach. Bis hierhin ist nichts nach außen gegangen: die Berichtigung ist offen, das eingefrorene Dokument unberührt.
Mit „Berichtigung abschließen“ wird die neue Fassung festgeschrieben. Die Nummer ist unverändert, der Status steht wieder auf „Finalisiert“ — die Rechnung will erneut versendet werden, diesmal in der berichtigten Fassung.
Unter „Fassungen“ steht jetzt die Geschichte dieser Nummer: Fassung 2 als aktuelle, darunter die erste Ausfertigung. Der Grund hängt an der Fassung, die er erzeugt hat, und jede Fassung lässt sich einzeln als PDF herausholen — auch die ersetzte.
Verwerfen geht nur, solange nichts geändert wurde
Hast Du aus Versehen geöffnet, drückst Du „Verwerfen“ und es ist, als wäre nichts gewesen — keine Fassung, kein Eintrag. Sobald aber eine Position, ein Betrag oder ein Datum verändert wurde, lehnt die App das Verwerfen ab und die Berichtigung muss abgeschlossen werden. Das ist Absicht: eine Änderung an einer ausgestellten Rechnung ist eine Tatsache, sobald sie gemacht ist, und sie als Fassung zu dokumentieren ist der ehrliche Weg. Wer sie doch nicht braucht, schließt mit dem Grund „verworfen“ ab — das ist ein besserer Beleg als ein stilles Zurückdrehen.
Bis zum Abschließen gilt die alte Fassung
Die Kundschaft hat, was sie hat. Das eingefrorene PDF bleibt unberührt, bis Du abschließt — deshalb kann eine Berichtigung auch über Tage offen bleiben, ohne dass jemand draußen etwas Falsches liest. Was Du selbst im Reiter „Vorschau“ siehst, ist dagegen schon die kommende Fassung samt Hinweis: Du sollst prüfen können, was Du freigibst.
Ein zweites Mal berichtigen
Geht. War die berichtigte Fassung wieder falsch, berichtigst Du erneut und es entsteht Fassung 3. Die Nummer bleibt auch dann dieselbe, und die Liste unter „Fassungen“ wächst um einen Eintrag mit seinem eigenen Grund. Begrenzt ist das nicht — begrenzt ist nur, wie lange es überhaupt zulässig ist: bis verbucht oder bezahlt.
Was das Register zeigt
In der Rechnungsliste spricht wie beim Dokumenttyp nur die Ausnahme. Eine nie berichtigte Rechnung sieht aus wie immer; eine berichtigte trägt „Fassung 2“, und eine, an der gerade gearbeitet wird, „Berichtigung offen“. Wer wissen will, was die Kundschaft in der Hand hält, sieht es also schon in der Liste.
Wenn das Abschließen scheitert
Eine berichtigte Rechnung muss dieselbe Hürde nehmen wie eine neue: sie ist eine E-Rechnung und muss der Norm entsprechen. Fehlt zum Beispiel die USt-IdNr. des Absenders, weist die App das Abschließen ab und nennt den Grund. Die Berichtigung bleibt dann offen und bearbeitbar — genau der Zustand, aus dem sie zu retten ist. Eine festgeschriebene Rechnung, die niemand ausliefern kann, entsteht so nie.
Was der Steuerberater-Export sagt
Läuft der Export über einen Zeitraum, in dem eine Rechnung gerade berichtigt wird, weist er ihn ab und nennt die Rechnung. Das ist die Gegenrichtung derselben Regel: sobald der Zeitraum übergeben ist, lässt sich nicht mehr berichtigen — also soll nicht übergeben werden, was noch in Arbeit ist. Du kannst den Export erzwingen; die Rechnung bleibt dann als übersprungen im Protokoll stehen.