Eine Rechnung ohne Auftrag stellen

Nicht alles, was Du abrechnest, ist eine Fahrt: ein verkaufter Bus, eine Werkstattleistung, eine Weiterverrechnung an einen Kollegen. Die freie Rechnung stellt eine Rechnung ohne Auftrag dahinter — die Positionen schreibst Du anschließend selbst in den Entwurf.

  1. Neben „Rechnung erstellen“ sitzt ein Pfeil — dahinter liegt die freie Rechnung. Der große Knopf rechnet Aufträge ab; der Pfeil ist für alles, was keine Fahrt ist.

  2. Zwei Angaben, bevor der Entwurf entsteht: das Leistungsdatum — der Tag, an dem die Leistung erbracht oder die Ware geliefert wurde, eine Pflichtangabe auf der Rechnung — und der Empfänger. Den Empfänger gibt es auf zwei Wegen: als Kunde aus der Akte oder als frei getippte Adresse.

  3. Die freie Adresse ist einmal getippt — dafür sagt der Dialog klar, was das kostet: ohne Kundensatz gibt es keine Debitorennummer, und ohne Debitorennummer erscheint die Rechnung nicht im DATEV-Export. Soll sie mit exportiert werden, wähle einen Kunden aus der Akte.

  4. Der Entwurf ist da — und er ist leer. Keine Position, kein Leistungszeitraum aus einer Fahrt, kein Auftrag dahinter: was auf der Rechnung stehen soll, schreibst Du jetzt hinein.

  5. Jede Position hat Text, Menge und Preis — mehr verlangt die freie Rechnung nicht. Mehrwertsteuer und Summen rechnet der Entwurf wie bei jeder anderen Rechnung.

  6. Die Position steht im Entwurf, die Summen unten rechnen mit. Ab hier ist die freie Rechnung eine Rechnung wie jede andere: finalisieren, als PDF festschreiben, per E-Mail versenden — der Weg dafür steht in „Rechnung erstellen“.

Wann eine freie Rechnung — und wann nicht

Sobald hinter der Leistung eine Fahrt steht, gehört die Rechnung an den Auftrag: die Tafel „Abrechnung → Aufträge“ baut sie dann aus Position, Leistungszeitraum und Haltestellenliste selbst. Eine freie Rechnung für eine gefahrene Tour hieße, dass der Auftrag für immer als „nicht abgerechnet“ auf der Tafel stehen bleibt. Die freie Rechnung ist für den Rest: Busverkauf, Werkstatt, Weiterverrechnung.

Kunde aus der Akte oder freie Adresse?

Die freie Adresse ist schneller, die Kundenakte ist buchhaltungsfest: nur mit Kundensatz bekommt die Rechnung eine Debitorennummer und wandert in den DATEV-Export. Die Anschrift aus der Akte lässt sich im Entwurf trotzdem noch ändern — wer den Kunden wählt, legt sich also nicht auf dessen Adresse fest.

Nummernkreis und Storno

Die freie Rechnung bekommt ihre Nummer beim Finalisieren aus demselben Nummernkreis wie alle anderen Rechnungen, und auch Berichtigung und Storno funktionieren gleich — siehe „Berichtigen, korrigieren oder stornieren“.