Eine Notiz an den Subunternehmer freigeben
Eine Vorgangsnotiz ist intern — kein Subunternehmer sieht sie je. Steht darin aber etwas, das die Firma wissen muss, die tatsächlich fährt, übernimmst Du den Text mit einem Klick in die „Notizen zur Vergabe“: dorthin, wo der Subunternehmer ihn liest. Ist der Auftrag an mehrere Firmen vergeben, fragt die App, an welche.
Die Notiz im Vorgang: eine Umleitungslage, die beide Fahrer-Betriebe betrifft. Noch ist sie intern — Vergabe-Mail und Subunternehmer-Link wissen nichts davon.
Weil dieser Auftrag an zwei Firmen vergeben ist, fragt die App: „In welche Vergabe?“ Der Text geht nur an die gewählte Firma, nie an alle — was Elbe Reisen angeht, muss Nordtour nicht lesen, und umgekehrt.
Die Notiz trägt jetzt das Kennzeichen der Übernahme. Es sagt den Zustand — der Text steht ab sofort in den Vergabe-Notizen von Nordtour.
Das Ziel der Übernahme: die „Notizen zur Vergabe“. Hier steht der Text jetzt — zusätzlich zu dem, was bei der Vergabe selbst notiert wurde. Dieses Feld geht in die Vergabe-Mail und steht im Subunternehmer-Link.
Bei nur einem Subunternehmer entfällt die Frage
Ist der Auftrag an genau eine Firma vergeben, stellt der Dialog keine Auswahl: er sagt „Geht an …“ und übernimmt direkt. Eine Hin- und Rückfahrt an dieselbe Firma zählt dabei als eine Firma — gefragt wird nur, wenn die Vergaben zu verschiedenen Firmen führen.
Übernahme heißt Kopie, nicht Verknüpfung
Der Wortlaut wird im Moment der Übernahme kopiert. Bearbeitest Du die Notiz danach, liest der Subunternehmer weiterhin den übernommenen Stand — die App kennzeichnet die Notiz dann ausdrücklich als abweichend. Soll der neue Text hinüber, nimm die Übernahme zurück und übernimm erneut.
Zurücknehmen räumt nur das Feld
Das Zurücknehmen entfernt den Text wieder aus den Vergabe-Notizen — mehr nicht. Eine Vergabe-Mail, die schon versendet war, bleibt versendet, und darin steht die Notiz weiterhin. Was das Zurücknehmen nicht mehr erreichen kann, sagt der Dialog vor dem Klick.
Drei Schalter, drei Zielgruppen
An jeder Notiz gibt es drei getrennte Freigaben: „Für Fahrer sichtbar“ (die eigene Fahrer-App), „Für Kunden sichtbar“ (das Kundenportal) und die Übernahme in die Vergabe — jede erreicht einen anderen Leserkreis, und keine schaltet eine andere mit.